Mentions légales

1. Mentions légales

Éditeur du site

Le site internet accessible à l’adresse www.smilo.be est édité par :

Activité

Smilo est une plateforme numérique spécialisée dans :

• la prise de rendez-vous dentaires en ligne ;
• la gestion d’agenda professionnel pour praticiens ;
• l’intégration avec le logiciel e-Dent ;
• les outils administratifs et organisationnels liés à la pratique dentaire ;
• les solutions de réservation et de paiement en ligne.

Smilo agit exclusivement en qualité de fournisseur de solutions logicielles SaaS. Smilo n’exerce aucune activité médicale, paramédicale ou de soins de santé. Les actes médicaux, diagnostics, traitements et responsabilités thérapeutiques relèvent exclusivement des praticiens utilisateurs de la plateforme.

Hébergement

Le site est hébergé par EX2.com.

Propriété intellectuelle

L’ensemble des contenus présents sur le site Smilo.be — textes, logos, graphismes, interfaces, bases de données, logiciels et fonctionnalités — sont protégés par les droits de propriété intellectuelle applicables. Toute reproduction, distribution ou utilisation non autorisée est interdite.

2. Politique de confidentialité & RGPD

2.1 Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

2.2 Données collectées

Smilo peut collecter les catégories de données suivantes :

Données d’identification — nom, prénom, numéro de téléphone, adresse e-mail.

Données professionnelles — nom du cabinet, spécialité, informations administratives.

Données de rendez-vous — horaires, historique de réservation, annulations, disponibilités.

Données de paiement — les paiements patients sont traités via Viva.com. Smilo ne conserve jamais les données bancaires complètes.

Données techniques — adresse IP, navigateur, appareil, logs de connexion, cookies.

Données de santé — certaines données médicales peuvent être encodées par les praticiens via la plateforme. Ces données demeurent sous la responsabilité exclusive du praticien concerné.

2.3 Finalités du traitement

Les données sont utilisées afin de : permettre la prise de rendez-vous ; gérer les agendas professionnels ; assurer l’intégration avec e-Dent ; gérer les paiements ; fournir le support technique ; améliorer les services ; sécuriser la plateforme ; respecter les obligations légales.

2.4 Bases légales

Les traitements reposent sur : l’exécution contractuelle ; le consentement ; l’intérêt légitime ; les obligations légales.

2.5 Données de santé

Smilo agit en qualité de sous-traitant technique, hébergeur applicatif et fournisseur SaaS. Le praticien reste seul responsable du dossier médical, du secret professionnel, du consentement du patient et de la licéité du traitement des données médicales.

2.6 Conservation des données

Les données sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle, selon les obligations légales applicables et selon les délais imposés aux professionnels de santé.

2.7 Sous-traitants

Smilo peut faire appel à : EX2.com ; Viva.com ; fournisseurs cloud ; services e-mail ; services analytiques ; prestataires de sécurité.

2.8 Sécurité

Smilo met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables afin de protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données.

2.9 Droits des utilisateurs

Conformément au RGPD, chaque utilisateur dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité. Toute demande peut être adressée à info@smilo.be.

3. Politique cookies

3.1 Utilisation des cookies

Le site utilise des cookies afin d’assurer son fonctionnement, d’améliorer l’expérience utilisateur, de mesurer l’audience et de sécuriser les connexions.

3.2 Types de cookies

• Cookies nécessaires — indispensables au fonctionnement du site.
• Cookies analytiques — utilisés pour mesurer la fréquentation.
• Cookies fonctionnels — permettent de mémoriser certaines préférences.

3.3 Consentement

Lors de la première visite, un bandeau cookies permet d’accepter, de refuser ou de personnaliser les cookies.

4. Conditions Générales d’Utilisation (CGU)

4.1 Objet

Les présentes CGU encadrent l’utilisation de la plateforme Smilo.

4.2 Services proposés

Smilo propose : agenda médical en ligne ; prise de rendez-vous ; rappels automatiques ; intégration e-Dent ; outils administratifs ; paiements en ligne.

4.3 Comptes utilisateurs

Les utilisateurs professionnels sont responsables de leurs accès, de leurs identifiants et des actions réalisées depuis leur compte.

4.4 Obligations des praticiens

Les praticiens s’engagent à respecter le RGPD, respecter le secret médical, maintenir leurs données à jour et sécuriser les accès.

4.5 Responsabilité

Smilo agit uniquement comme fournisseur technique. Smilo ne peut être tenu responsable des décisions médicales, des diagnostics, des soins, des litiges patient/praticien, des indisponibilités temporaires du service ou des pertes indirectes.

4.6 Disponibilité

Smilo s’efforce d’assurer une disponibilité continue sans garantie absolue. Des interruptions peuvent intervenir : maintenance ; sécurité ; incidents techniques ; force majeure.

5. Conditions Générales de Vente (CGV)

5.1 Objet

Les présentes CGV régissent les relations commerciales entre ZODAM Invest SARL et les utilisateurs professionnels de Smilo.

5.2 Abonnements

Les services sont accessibles par abonnement, selon les offres commerciales en vigueur.

5.3 Facturation

Les prestations sont facturées directement par ZODAM Invest SARL. Les factures sont payables selon les conditions convenues.

5.4 Paiements patients

Les paiements réalisés via l’interface de réservation sont traités via Viva.com. Smilo n’est pas établissement bancaire ni prestataire de paiement.

5.5 Résiliation

Chaque contrat est conclu pour une durée initiale de un (1) an. À défaut de résiliation par l’une des parties, le contrat est reconduit tacitement pour des périodes successives de un (1) an. Toute demande de résiliation doit être notifiée au minimum trois (3) mois avant l’échéance annuelle du contrat, par écrit (e-mail ou courrier postal). À défaut de respect du délai de préavis de trois (3) mois, le contrat sera automatiquement reconduit pour une nouvelle période annuelle. Chaque partie conserve le droit de résilier le contrat en cas de manquement grave ou de non-paiement.

5.6 Limitation de responsabilité

La responsabilité totale de Smilo est limitée au montant payé par le client durant les 12 derniers mois. Smilo ne pourra être tenu responsable des pertes indirectes, pertes de chiffre d’affaires, pertes de données ou interruptions d’activité.

6. Clause spécifique données médicales

Les praticiens reconnaissent que les données médicales sont sensibles, qu’ils demeurent responsables du traitement et qu’ils doivent obtenir les consentements nécessaires. Smilo agit uniquement comme plateforme technique, prestataire logiciel et sous-traitant informatique.

7. Clause conformité santé

Smilo n’est ni un cabinet médical, ni un centre de soins, ni un prestataire médical. Aucune relation thérapeutique n’existe entre Smilo et les patients.

8. Clause intégration e-Dent

Les intégrations avec des logiciels tiers sont fournies sans garantie absolue, sous réserve de compatibilité technique et selon les limitations des API externes.

9. Clause cybersécurité

Les utilisateurs s’engagent à utiliser des mots de passe sécurisés, à ne pas partager leurs accès et à notifier immédiatement toute faille suspectée.

10. Droit applicable

Les présentes conditions sont régies par le droit luxembourgeois et, le cas échéant, par les dispositions impératives belges applicables. Tout litige relève des juridictions compétentes du Luxembourg, sauf disposition légale contraire.

Contact — info@smilo.be